Ajouter un employé sur PayFit

Vous souhaitez ajouter un nouvel employé sur PayFit ? Suivez le guide !

👉Vous avez trois possibilités :

1️⃣ Vous pouvez renseigner les informations personnelles de votre salarié vous-même ;

2️⃣ Pour gagner du temps, votre salarié peut renseigner lui-même ses informations personnelles ;

3️⃣ S'il s'agit d'un employé qui a déjà travaillé pour vous, vous pouvez pré-remplir ses informations grâce à celles saisies lors de son précédent contrat.

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Pour la solution 2️⃣, il vous suffit juste de renseigner leur nom, prénom et adresse email et vos employés recevront un email les redirigeant vers PayFit où ils pourront saisir toutes leurs informations personnelles seulement (ce sera évidemment à vous de renseigner ses informations contractuelles).

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L'employeur peut relancer un employé qui n'a pas encore rempli ses informations personnelles à l'aide du bouton "Renvoyer l'invitation à X" à partir du profil incomplet de l'employé. 
ℹ️Les relances pour un employé donné doivent être espacées d'au-moins 6 heures. 

Sinon, voici les étapes à suivre si vous souhaitez rajouter vous-même un salarié.

Etape 1 : Informations 

Vous allez renseigner les caractéristiques personnelles de votre salarié :

  • Identification : Nom, Nom d'usage (c'est le nom qui apparaitra sur le bulletin de paie, vous pouvez par exemple renseigner le nom de jeune fille), Prénom, Sexe, Date et Lieu de naissance ;
  • Contact : Adresse postale et Adresse mail ;
  • Informations personnelles : N° de sécurité sociale (PayFit dispose d'un vérificateur de clé), Informations familiales et bancaires.

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Etape 2 : Nouveau contrat

Cette étape sert à renseigner les caractéristiques du contrat de votre salarié.

  • Type de contrat : Salarié, Dirigeant, Stagiaire ou Apprenti (avec application d'éventuels dispositifs particuliers comme le contrat de professionnalisation ou emploi d'avenir...). Si le salarié est en CDD, il vous faudra alors indiquer le motif de recours au CDD en cliquant sur Suivant.

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  • Poste : La liste des niveaux / coefficients correspond automatiquement à ceux de la convention collective de l'entreprise ; même chose pour le salaire minimum de la convention qui est calculé automatiquement.

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  • Durée du contrat : c'est ici que vous pourrez renseigner les dates de début et de fin de contrat, de la période d'essai, mais également ajouter une clause de non concurrence.

N'oubliez pas de remplir la DPAE après l'ajout de l'employé. Si vous le souhaitez, PayFit peut s'en occuper pour vous ! Il suffit d'indiquer "Oui" à la question "Voulez-vous que PayFit remplisse la DPAE pour vous ?" Dans ce cas, il faudra également indiquer le Service de Santé au Travail.

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  • Cotisations et affiliations : vous devez ici indiquer si le salarié cotise à l'APEC, puis à quels contrats de mutuelle et de prévoyance celui-ci est affilié, en cochant les cases correspondantes.
  

Etape 3 : Temps de travail & Rémunération

  • Temps de travail : si le temps de travail dépasse la durée légale ou conventionnelle, vous pouvez alors ajouter des jours de repos (RTT) ou des heures supplémentaires, qui feront partie du contrat.
  • Rémunération : elle peut être fixée selon un forfait ou un taux horaire ; dans tous les cas elle doit respecter les minimums légaux et conventionnels. 

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Etape 4 : Reprise d'historique

Vous y êtes presque, plus qu'une ultime étape et vous pourrez payer votre salarié !

  • Reprise de congés payés : si le salarié a déjà posé des jours de Congés Payés, indiquez le ici pour que les compteurs de Congés Payés soient corrects sur le bulletin de salaire.

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  • Reprise des rémunérations des mois précédents : vous pouvez saisir les salaires des mois précédents s'ils ont changé d'un mois à l'autre.

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Etape 5 : Informations SIRH

Cette dernière étape va vous permettre de sélectionner les modules SIRH (si vous y avez souscrit) disponibles dans l'espace personnel de votre employé.

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  • Notes de frais : votre employé pourra ajouter ses notes de frais
  • Suivi du temps de travail : votre employé pourra renseigner son temps de travail

Le module Absence est sélectionné par défaut. Il permet à votre employé de consulter son solde de congés et de poser des demandes d'absences.

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💡Si vous ne souhaitez pas activer le module "Absences" pour votre employé, alors vous pouvez décocher la case.

Après l'ajout du nouveau salarié, vous pourrez gérer l'activation du module "Absences" directement depuis la section Absences et Temps de Travail > Calendrier puis cliquez sur "Gérer l'activation".

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Rendez-vous sur notre article Activer l'Espace Employé pour plus d'informations sur la création des espaces employé.