Ajouter une absence dans PayFit

Suite à la propagation du coronavirus (Covid-19), le Gouvernement a mis en place des mesures qui ont un impact sur la gestion des absences. Consultez ces articles pour en savoir plus :
- "Coronavirus : impact sur les absences (liées au coronavirus ou non)".
- "Coronavirus : dérogations sur les congés payés, RTT et repos"

Votre salarié est absent ce mois-ci ?

Vous pouvez renseigner cette information directement sur PayFit. Elle sera ainsi mémorisée et intégrée sur le bulletin de paie du mois de l'absence. 

Depuis le profil de l'employé depuis la section Congés & Absences > Absences cliquez sur Ajouter :

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Plusieurs types d'absences sont possibles (maladie, accident, paternité, maternité, congé pour évènement familial, congé sans solde, convenance personnelle, mise à pied conservatoire/disciplinaire, etc.).

💡Si jamais vous ne trouvez pas le type d'absence que vous voulez, cliquez sur "Autre" et vous aurez accès à d'autres propositions dans le champ suivant.

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Saisissez ensuite les détails de l'absence : type d'absence (maladie, maternité, accident de travail...), date du dernier jour travaillé, date de début et de fin prévisionnelle de l'absence, etc.

💡Il est possible de prendre en compte une absence oubliée sur une paie antérieure lorsque vous ajoutez une absence qui s'est déroulée sur une paie antérieure.

⚠️Il n'est pas possible de superposer des absences différentes sur la même période.

💡Vous avez accès à un tableau indiquant les périodes d'indemnisation dans les absences de type maladie ordinaire, maternité, paternité, accident du travail, maladie professionnelle (Carence, IJSS, employeur). 

💡L'indemnisation de la sécurité sociale est automatiquement calculéeEn fonction de votre convention collective et de la durée de l'absence, le maintien de salaire réalisé par l'employeur sera aussi automatiquement calculé, tout comme les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS).

💡Par ailleurs, si l'absence a eu lieu pendant la période d'essai, vous pouvez décider de décaler ou non la date de fin de période d'essai. 

💡Enfin, vous pouvez retrouver la liste de toutes les absences avec les conséquences en matière de rémunération dans la section Synthèse du mois.

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💡Si vous souhaitez que vos employés fassent leurs demandes d'absences directement depuis leur espace employé, alors vous avez la possibilité de sélectionner les types de demande d'absence auxquels ils auront accès.

Le paramétrage des types d'absences que peuvent poser les employés se fait depuis l'onglet Mon établissement > Paramètres > Paramètres avancés > Accéder aux autres paramètres > Paramétrer les demandes de congés et absences sur l'Espace Employé. 

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💡Sachez que le bulletin de situation lors d'une hospitalisation fait également office d'arrêt de travail et doit être renseigné comme un arrêt de travail pour maladie.

Comment modifier une absence sur un mois précédent ?

💡Il faut dans ce cas supprimer l'absence et la recréer avec les bonnes dates.

Comment ajouter une absence injustifiée ?

Pour saisir une absence injustifiée, rendez-vous sur le profil du salarié concerné, dans le menu "Congés et absences > Ajouter une absence". ​

Cliquez sur Ajouter, sélectionnez le Type d'absence "Congé sans solde/pour convenance personnelle" puis activer la checkbox "Absence injustifiée".

Une ligne absence injustifiée apparaitra sur le bulletin du salarié.

💡Attention : il ne faut pas confondre "Absence pour congés sans solde" et "Absence injustifiée"

  • Un congé sans solde est une absence prévue d'un commun accord entre l'employé et son employeur, non rémunérée. Le salarié peut en faire la demande dans PayFit. 
❗️L'acquisition de congés payés s'effectue en fonction du temps de travail effectif. Si des congés sans solde sont posés sur un mois, il y a donc moins de jours effectivement travaillés et donc moins de jours de congés payés acquis ! Attention donc car le cumul ne sera pas le même.
  • Une absence injustifiée est une absence non-négociée entre le salarié et son employeur : le salarié s'absente de son poste de travail et n'apporte pas de justificatif dans les délais. L'employeur peut donc sanctionner le salarié en saisissant une absence injustifiée pour régulariser son absence.