Le calcul des effectifs (moyen annuel et global), l'action requise et les dépassements de seuils

L'effectif de l'établissement (pour un seul SIRET) ou l'effectif multi-établissements (si vous avez plusieurs SIRET) sont des informations primordiales, car elles déterminent certains taux de cotisations (tableau ci-dessous).

👉La loi PACTE simplifie les seuils. Voici les impacts de la simplification sur les différents dispositifs :

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Nous allons maintenant rentrer dans le détail des calculs des effectifs, de l'action requise sur PayFit et des dépassements de seuils. Prêts ? 

1. L'effectif global

2. L'effectif moyen annuel

3. L'action requise sur PayFit

4. Dépassements de seuils et années de dépassement

1. L'effectif global

Cet effectif concerne le cumul de tous les établissements d’une même entreprise. Il se calcule au 31 décembre de chaque année.

Chaque salarié compte pour 1 unité, peu importe la durée et les conditions de travail.

⚠️Les salariés exerçant leur activité à temps partiel sont comptés au prorata du rapport entre la durée hebdomadaire prévue dans leur contrat et la durée légale du travail.

❓Retrouvez plus d'informations sur le décompte des effectifs sur le site de l'URSSAF

2. L'effectif moyen annuel

L'effectif moyen annuel est égal à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l'année civile précédente.

  • Les salariés exerçant leur activité à temps plein sont pris en compte intégralement pour l'effectif du mois, soit 1 unité.
  • Les salariés exerçant leur activité à temps partiel sont pris en compte au prorata, c'est-à-dire qu'il convient de diviser le total des heures inscrites sur le contrat de travail par la durée légale ou conventionnelle. En cas d'entrée ou sortie en cours de mois, les personnes prises en compte le sont « à proportion du nombre de jours du mois pendant lequel elles ont été employées ».

💡Concrètement, pour calculer l’effectif moyen annuel, il faut d'abord calculer les effectifs pour chaque mois de l’année civile au prorata de leur temps de travail.
Ensuite, il faut calculer la moyenne des effectifs mensuels au 31 décembre, en additionnant le nombre moyen de salariés présents chaque mois et diviser par 12 mois.

⚠️Les mois au cours desquels aucun salarié n'est employé ne sont pas pris en compte pour établir cette moyenne. Par exemple, si aucun salarié n'est embauché en juin et juillet, il faudra diviser la somme des effectifs mensuels par 10 (et non par 12).

👉Si votre établissement a été créé en cours d'année, il faut faire la somme des effectifs mensuels depuis la création jusqu'au 31 décembre et diviser par le nombre réel de mois.

3. L'action requise sur PayFit

Sur l'application, une action requise au sujet des effectifs et des dépassement de seuils existe.

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👉Payfit va vous demander de renseigner les effectifs et les seuils de dépassement pour l'année 2019. Cette action vous concerne, peu importe le mois où vous avez migré sur PayFit.  

❌Qui est exclu du décompte des effectifs ?

  • Les salariés n'étant pas liés à l'entreprise par un contrat de travail réel (comme un mandataire social sans contrat de travail ou dans le cas d'un bulletin complémentaire par exemple) ;
  • Les salariés en CDD de remplacement ;
  • Les stagiaires et apprentis.

Étape 1️⃣ : Un ou plusieurs établissements en 2019 ?

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Vous devez renseigner si vous avez plusieurs établissements ayant le même numéro SIREN en cochant l'option "Plusieurs établissements", même si ces établissement sont en dehors de PayFit.

Étape 2️⃣ : Effectif mono-établissement en 2019

Si vous êtes client de PayFit depuis le mois de janvier 2019 ou bien avant

Dans ce cas, PayFit dispose de toutes les informations nécessaires pour calculer l'effectif moyen de l'établissement sur l'année 2019.

De ce fait, dans l'action requise, l'effectif de votre établissement sera automatiquement calculé et pré-rempli par PayFit.

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  • Vous pouvez accéder au calcul en cliquant sur l'intitulé bleu "Effectif de l'établissement".

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Si vous êtes arrivé sur PayFit après janvier 2019, donc à partir de février 2019

PayFit ne dispose pas de toutes les informations nécessaires pour calculer l'effectif moyen de l'établissement sur l'année 2019.

Lorsque vous serez redirigé vers l'action requise, l'effectif de l'établissement sera pré-rempli avec une valeur reconstituée en faisant une moyenne grâce aux informations renseignées lors de votre onboarding et les effectifs enregistrés pendant les mois où l'établissement est sur PayFit.

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👉Il est important de remplir les bons effectifs pour l'année 2019, donc de vérifier !

Pour vous aider, vous aurez la possibilité d'entrer la reprise d'historique des effectifs en cliquant sur l'intitulé bleu "Effectif de l'établissement".

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⚠️Cas particulier : pour les entreprises créées en 2019, l'effectif à déclarer est l'effectif au dernier jour du mois de création de l'établissement ! Par exemple, pour les entreprises créées en janvier 2019, l'effectif à déclarer est celui au 31 janvier 2019.

Étape 3️⃣ : Effectif tous établissements confondus

Cet effectif doit être renseigné si vous avez plusieurs établissements de même numéro SIREN en cochant l'option "Société multi-établissements".

⚠️Contrairement à l'effectif mono-établissement, PayFit ne peut pas calculer et pré-remplir l'effectif multi-établissements, donc l'effectif indiqué correspond à celui de l'année dernière.

❗️C'est à vous de le calculer en réalisant un export des effectifs ETP (sur la base de 35 heures) de chacun de ses établissements présents sur PayFit.

Pour cela, il faut vous rendre dans la section Exports > Graphiques et Exports puis sélectionnez simplement la dimension Effectif ETP (base 35h) et la période désirée.

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Avec ces données, vous pourrez calculer l'effectif multi-établissements moyen sur 2019.

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👉Vous pouvez également vous aider de l'outil mis à disposition en cliquant sur l'intitulé bleu "Effectif total".

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4. Dépassements de seuils et années de dépassement

Avant la loi PACTE, il existait des seuils qui étaient les seuils de 10, 11 et 20 salariés.

👉La Loi PACTE a introduit de nouveaux seuils : 11, 50, 250 salariés ; mais une nouvelle notion de dépassement aussi, correspondant à la dernière année de dépassement.

Pour rappel, ces seuils permettent aux entreprises de cotiser correctement à chaque contribution.

📘Vous pouvez en savoir plus ici : 2020 - Changements et nouveautés légales.

Premières années de dépassement

La première année de dépassement existait déjà l'année dernière et correspond à la première fois qu'une entreprise a dépassé un seuil.

👉Par exemple, en 2019, si un établissement avait un effectif de 30 salariés, il faudra alors renseigner sur PayFit que l'entreprise a dépassé les 3 seuils avec les années correspondantes. 

Cette entreprise exemple a un effectif de 30 salariés en 2016. En 2017, elle a un effectif de 15, et en 2018 de 25. La première année de dépassement du seuil de 20 salariés est donc sur l'année 2016.

Si ces premières années de dépassement ont déjà été renseignées à l'onboarding sur PayFit, alors elles seront pré-remplies et ne sont pas vouées à être modifiées.

⚠️Pour les entreprises onboardées en décembre 2019, il se peut que certaines années de dépassement n'aient pas été remplies à l'onboarding : il faudra les renseigner lors en remplissant l'action requise.

🚨Dans tous les cas, des alertes apparaîtront si vous renseignez des dépassements ou années de dépassements incohérents.

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Une fois que vous avez terminé de renseigner les effectifs et les dépassements de seuils, il ne vous reste plus qu'à cocher la case : "Je confirme les informations concernant les effectifs et les dépassements de seuils" !

Dernières années de dépassement

🆕La dernière année de dépassement est nouvelle depuis cette année !

Dans le cadre de la loi PACTE, un dispositif commun a été mis en place : lorsqu'une entreprise dépasse un seuil (propre à chaque contribution), un gel des contributions est appliqué pendant les 5 années suivantes.

⚠️Si l'entreprise passe une fois en-dessous de ce seuil et repasse au-dessus l'année suivante, c'est cette dernière année qui est prise en compte et le gel de 5 ans est alors renouvelé.

➡️L'entreprise doit renseigner les dernières années de dépassement des seuils 10, 11, 20, 50 et 250 pour son établissement seul et si concerné, pour son multi-établissement.

💡Exemple : Une entreprise a un effectif de 70 salariés au 31 décembre 2019. L'entreprise a dépassé une première fois le seuil de 50 en 2015 puis est redescendu à 45 en 2017 puis est remonté en 2018 à un effectif de 60. La dernière année de dépassement pour le seuil 50 est donc l'année 2018. 

Et en cas d'erreur ? Si jamais vous avez confirmé l'action requise pour les seuils d'effectifs mais que vous vous rendez compte que vous vous êtes trompé, vous pouvez contacter votre interlocuteur PayFit pour qu'il réinitialise l'action requise afin que vous puissiez recommencer. 

N'hésitez pas à nous solliciter pour toute question !